Help us in our pursuit for high-quality journalism!
Our commitment to uncovering requires your backing. Support our fearless investigative reporting, in-depth analyses and community voices. Donate now to strengthen the editorial independence and provide open access content to all.
Support Keraleeyam Choose your preference
₹1000/Year
₹2000/2 Years
₹500Students/Year
A contribution of any size
ഡിജിറ്റൽ ഭരണസംവിധാനങ്ങളുടെ വരവോടെ ‘ഫയൽ നഷ്ടപ്പെടൽ’, ‘രേഖ തിരുത്തൽ’ എന്നിവ ചരിത്രമായി മാറുമെന്ന പ്രതീക്ഷ സമൂഹത്തിൽ രൂപപ്പെട്ടിരുന്നു. എന്നാൽ പ്രായോഗിക അനുഭവങ്ങൾ നമ്മെ മറ്റൊരു സത്യത്തിലേക്കാണ് നയിക്കുന്നത്. ഫയൽ നിലനിൽക്കുന്നത് മാത്രം പോര, അത് തീരുമാനമെടുക്കുന്ന അധികാരിയുടെ മുന്നിൽ പൂർണ്ണമായും എത്തുന്നതാണ് നിർണായകം. എത്തിയാൽ തന്നെ അത് പഠിക്കാതെ അവസാന നോട്ടുകളിൽ ഉത്തരവ് നൽകുന്ന പ്രവണതയുമുണ്ട്. കേരളത്തിൽ ഭരണമാറ്റം ഉണ്ടാകാനിടയുള്ള സാഹചര്യത്തിൽ അപ്ലോഡ് ചെയ്ത രേഖകളെയും ഫയലുകളെയും മാറ്റപ്പെടുമോ എന്ന ആശങ്ക സർക്കാരുമായി ഇടഞ്ഞ് നിൽക്കുന്ന ഐ.എ.എസ് ഓഫീസർമാർ ഉന്നയിക്കുന്നുണ്ട്. ഭരണമാറ്റ സാധ്യത പരിഗണിച്ച് ഇ-ഓഫീസ് അടച്ചിടാൻ സർക്കാർ തീരുമാനിച്ചത് ഫയലുകൾ മുക്കാൻ വേണ്ടിയെന്ന് ആരോപണമുയരുകയുണ്ടായി. തെരഞ്ഞെടുപ്പ് പെരുമാറ്റച്ചട്ടം നിലനിൽക്കെ ഭരണസിരാകേന്ദ്രമായ സെക്രട്ടേറിയറ്റിലെ ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനത്തിന്റെ പ്രവർത്തനം നിർത്തിവെക്കുന്നതിൽ ദുരൂഹതയുണ്ടെന്നാണ് പ്രതിപക്ഷം പറയുന്നത്. ഓഫീസ് ഫയലുകളെ ഇലക്ട്രോണിക് സംവിധാനത്തിലേക്കു മാറ്റി നടപടികൾ വേഗത്തിലാക്കുന്നതിനായി ആരംഭിച്ച ഇ-ഫയലിംഗ് സംവിധാനം സുതാര്യതയും വിശ്വാസ്യതയും ഉറപ്പാക്കുന്നുണ്ടോ?
ഇ-ഫയലിംഗ് സിസ്റ്റം: സിദ്ധാന്തവും പ്രായോഗികവും
സെക്രട്ടറിയേറ്റ് തലത്തിൽ ഒരു ഫയൽ ആരംഭിക്കുമ്പോൾ സാധാരണയായി നടക്കുന്ന ഘട്ടങ്ങൾ ഇവയാണ്: ഉദ്യോഗ തലത്തിൽ നിന്നുള്ള അപേക്ഷകൾ, റിപ്പോർട്ടുകൾ/നിയമപരമായ അപ്പീൽ, റിവിഷൻ, റിവ്യൂ സമർപ്പണം/പൊതുജന പരാതികൾ, അപേക്ഷകൾ/സർക്കാരിനോട് നിർദ്ദേശിക്കുന്ന കോടതി ഉത്തരവുകൾ തുടങ്ങിയവ ഇൻവേർഡ് ആയി രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുന്നു.
നിലവിലുള്ള ഫയലിൽ – കറന്റ്ഫയൽ (CF) – എല്ലാ രേഖകളും അറ്റാച്ച്മെൻറ് ആയി ഉൾപ്പെടുത്തുന്നു.
കുറിപ്പ് ഫയലിൽ – Note File (NF) → ഉദ്യോഗസ്ഥർ വിഷയവും നിരീക്ഷണങ്ങളും നിർദേശങ്ങളും രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.
ഫയൽ ഘട്ടംഘട്ടമായി മുകളിലേക്ക് നീങ്ങുന്നു (Section → Secretary)
മുകളിൽ പറഞ്ഞ എല്ലാ ബാഹ്യ ഏജൻസികളിൽ നിന്നുള്ള ഉത്തരവുകളും റിപ്പോർട്ടുകളും സിദ്ധാന്തത്തിലെ ഒരേ ഡിജിറ്റൽ സിസ്റ്റത്തിൽ സംയോജിപ്പിക്കപ്പെടണം.
അപകടങ്ങൾ നിലനിൽക്കുന്ന പ്രവർത്തനങ്ങൾ
ലഭിച്ച രേഖകൾ സമർപ്പിക്കാതെ മാറ്റുക: അപ്ലോഡ് ചെയ്യാതെയോ, തീരുമാനം എടുക്കേണ്ടവർക്ക് മുന്നിൽ എത്തിക്കാതെയോ പോകുന്നു. വീഴ്ച താഴേക്കിടയിൽ ആണെങ്കിലും രേഖയിൽ ഇല്ലാതെ ഉന്നത ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ ഇടപെടൽ കാരണമാകാം.
ശ്രദ്ധയിൽ പെടുത്താത്ത വിഷയങ്ങൾ: പ്രധാനപ്പെട്ട രേഖകൾ പ്രത്യേകം ഉയർത്തിക്കാണിക്കാതെ ഇരിക്കുകയും, അനാവശ്യ വിവരങ്ങൾ കൊണ്ട് ഫയൽ നിറയ്ക്കുകയും ചെയ്യാം.
വിഷയം മാറ്റിയുള്ള അവ്യക്തത: താഴെയുള്ള റിപ്പോർട്ടുകൾ പരാമർശിക്കാതെ അപൂർണ്ണവും അവ്യക്തവുമായ നോട്ട് സമർപ്പണം നടത്താം.
ഹൈബ്രിഡ് പരിവർത്തനത്തിലെ വീഴ്ചകൾ: ചില രേഖകൾ ഇ ഫയലിൽ മാത്രം, ചിലത് പേപ്പർ ഫയലിൽ മാത്രം — സമന്വയിപ്പിക്കുന്നില്ല.
മുകളിൽ പറഞ്ഞ വീഴ്ചകളുടെ ഫലം: അപൂർണ്ണ വിവരങ്ങൾ അടിസ്ഥാനപ്പെടുത്തി നീതിയുക്തമല്ലാത്ത തീരുമാനങ്ങൾ.
അനുഭവങ്ങൾ നൽകുന്ന പാഠം
2020–21 കാലഘട്ടത്തിൽ ഉണ്ടായ ഒരു അനുഭവം: ഞാൻ മാനേജർ പദവി വഹിച്ച സർക്കാർ എയ്ഡഡ് സ്കൂളിൽ ഉണ്ടായ ഒരു നിയമന പ്രശ്നത്തിൽ കേരള ഹൈക്കോടതി പല ഘട്ടങ്ങളിൽ ഇടപെടുന്നു. ശേഷം റിവിഷൻ തീർപ്പാക്കാനുള്ള അധികാരം നിയമപ്രകാരം പൊതുവിദ്യാഭ്യാസ വകുപ്പ് പ്രിൻസിപ്പൽ സെക്രട്ടറിയിൽ നിക്ഷിപ്തമാകുന്നു. എന്നാൽ ഒരു കീഴ് ഉദ്യോഗസ്ഥനെ അദ്ദേഹം കേസുകേൾക്കാൻ അധികാരപ്പെടുത്തുന്നു. ഈ ഘട്ടത്തിൽ സ്കൂൾ ട്രസ്റ്റ് ഭാരവാഹികൾ ആ ഉദ്യോഗസ്ഥൻറെ ചില ബന്ധങ്ങൾ കൊണ്ട് തീരുമാനം നിഷ്പക്ഷവും നീതിയുക്തവും ആകില്ലെന്ന് കണ്ട് പ്രിൻസിപ്പൽ സെക്രട്ടറിയെ ആ വിവരം കത്തിലൂടെ അറിയിക്കുന്നു. ഗവണ്മെന്റ് സെക്രട്ടറി അത് പരിഗണിച്ച് ആ വിവരം പരിശോധിച്ചു എത്രയും പെട്ടെന്ന് ഫയലുമായി സമർപ്പിക്കാൻ അടിയന്തിര നിർദേശം നൽകുന്നു. (ആ നിർദേശം പാലിക്കാതെ അതേ ഉന്നത ഉദ്യോഗസ്ഥനെ നിശബ്ദനാക്കിയത് ചരിത്രം) പിന്നീട് ഉണ്ടായ സർക്കാർ തീരുമാനം നീതിയുക്തമല്ലാതെ ആ തർക്കം നീണ്ടുപോകുമെന്ന് കണ്ടു. വിവരാവകാശ നിയമ പ്രകാരം മുഴുവൻ ഫയലുകളുടെയും കോപ്പികൾ വാങ്ങിയപ്പോഴാണ് ഇ-ഫലയലിൽ നിന്നും കുറ്റകരമായ വീഴ്ചകൾ ബോധ്യപ്പെട്ടത്.
ഒരു നിർണായക ഘടകം:
ഈ കേസിൽ ബന്ധപ്പെട്ട വിവരം സ്വകാര്യമായി മാത്രം അറിയിച്ചിരുന്നു എന്നതിന് രണ്ടു കാരണങ്ങൾ: എതിർ കക്ഷിയുടെ മാന്യത സംരക്ഷിക്കുക. അനാവശ്യ വിവാദം ഒഴിവാക്കുക. പ്രിൻസിപ്പൽ സെക്രട്ടറി മുകളിൽ പരാമർശിച്ച കത്തിൽ നൽകിയ നിർദേശം പാലിച്ചുകൊണ്ട് ഫയൽ സമർപ്പിക്കുകയോ ആ വിഷയം ഇ-ഫയൽ നോട്ടിൽ പരിശോധിക്കുകയോ പരാമർശിക്കുകയോ ചെയ്തിട്ടില്ല. പകരം ആയിരത്തോളം പേജുകളുള്ള ഇ-ഫയലും നോട്ട് ഫയലും ഒത്തുനോക്കാൻ മണിക്കൂറുകൾ വേണ്ടി വരുമ്പോൾ ഉത്തരവ് ഇടുന്നത് ഏതാനും മിനിറ്റുകൾക്കുള്ളിൽ. ഈ ഗുരുതരമായ ക്രമക്കേട് വീണ്ടും ചൂണ്ടിക്കാണിച്ചപ്പോൾ ആ ഉത്തരവ് ഹൈക്കോടതി പുനഃപരിശോധനയ്ക്ക് താഴേക്ക് വിടുകയും സർക്കാർ തലത്തിൽ ഒമ്പത് വർഷമായി ഇന്നും തീർപ്പാക്കാതെ കിടക്കുകയുമാണ്. ഇ-ഫയലിംഗ് ൽ ഉണ്ടായ വീഴ്ചയിൽ എവിടെയാണ് നീതി നടപ്പായത്? ആർക്ക്?
ഫലമോ, ആ വിവരം സിസ്റ്റത്തിലും ഉത്തരവിലും പ്രതിഫലിക്കാതെ പോയി പിന്നീട് വിവരാവകാശ നിയമം വഴി മാത്രമാണ് അത് പുറത്തുവന്നത്. രഹസ്യമായി ഒരാൾക്ക് മാത്രം തപാലിൽ അയച്ച നിർണ്ണായക വിവരം ഈ കേസിലെ സാഹചര്യത്തിൽ നല്ലതാണ്. പക്ഷേ, അത് പല തലത്തിൽ നൽകേണ്ടത് കൂടുതൽ കരുതലിന് ആവശ്യമാണ് എന്നതാണ് ഇതിന്റെ വലിയ പാഠം.
പൗരർക്കുള്ള നിർദേശങ്ങൾ
രേഖകൾ നൽകുന്നത് കൂടുതൽ സുതാര്യമാക്കാൻ കരുതൽ വേണം. പോസ്റ്റൽ മാത്രമല്ല ഇമെയിൽ വഴിയും നൽകുക. കൈപ്പറ്റിയത് ഉറപ്പാക്കുക. നടപടികളിലെ അന്വേഷണം, ഓർമ്മപ്പെടുത്തൽ ഇവ ഇടവേളകളിൽ നിർബന്ധമാക്കുക, വേണ്ടി വന്നാൽ വിവരാവകാശം ഉപയോഗിക്കുക (File noting – Current file, File movement / audit trail), സ്വകാര്യത ആവശ്യമില്ലാത്ത വിഷയങ്ങളിൽ കൂടുതൽ പ്രചരണം കൊടുക്കുക, കൂടുതൽ അധികാരികൾക്ക് കോപ്പികൾ എത്തിക്കുക.
ഭരണസംവിധാനത്തിനുള്ള നിർദ്ദേശങ്ങൾ
നേരിട്ടുള്ള പേപ്പർ ഫയലിംഗ് രേഖകൾ അപ്ലോഡ് ചെയ്ത് ഇ നോട്ട് ഫയൽ നീക്കം താഴെക്കിടയിൽ നിർബന്ധമാക്കുക, കീഴുദ്യോഗസ്ഥരുടെ വിയോജിപ്പ് കൂടുതൽ സുതാര്യമാക്കുക, കീഴുദ്യോഗസ്ഥർക്ക് നൽകിയ രേഖകൾ/റിപ്പോർട്ടുകൾ പരിഗണിച്ചില്ലെന്നത് രേഖപ്പെടുത്താൻ അധികാരം നൽകുക, പ്രധാന രേഖ ഒഴിവാക്കിയാൽ അത് ഗുരുതര വീഴ്ചയായി കാണണം, അത് ഓഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നത് നിർബന്ധമാക്കണം.
ഭരണമാറ്റ സമയത്ത് രേഖ സംരക്ഷണം
ഭരണമാറ്റം വന്നാലും – മുൻ തീരുമാനങ്ങൾ, നിലവിലെ ഫയലുകൾ, അവസാന നടപടികൾ ഇവ ഒരിക്കലും നഷ്ടപ്പെടരുത്. ഡിജിറ്റൽ റെക്കോർഡ് സംരക്ഷണ പ്രോട്ടോക്കോൾ (Digital Record Preservation Protocol), ഒന്നിലധികം ബാക്കപ്പുകൾ (multiple backups) ടാമ്പർ-പ്രൂഫ് ലോഗുകൾ (tamper-proof logs), സ്വതന്ത്ര ഓഡിറ്റ് (independent audit) ഇവ ഏർപ്പെടുത്തുക.
ഇ-ഫയലിംഗ് ഒരു ശക്തമായ മാറ്റമാണ്. പക്ഷേ, അത് സിസ്റ്റവും മനുഷ്യരുടെ നൈതികതയും ഒരുപോലെ ശക്തമായിരിക്കുമ്പോഴാണ് ഫലപ്രദമാകുന്നത്. നീതി നിലനിൽക്കുന്നത് മാത്രം പോര, അത് പാലിക്കാൻ ശരിയായ സമയത്ത് ശരിയായ തലത്തിൽ എത്തണം.
